Seja na vida pessoal ou no ambiente de trabalho, uma coisa é certa: o tempo parece estar passando cada vez mais rápido. Como é a sua realidade? Para a maior parte dos profissionais do mundo moderno a resposta tende a ser a mesma: existe, sim, uma restrição de tempo para dar conta de tudo – até porque não envolve apenas a vida profissional. Compromissos relacionadas ao trabalho, relacionamentos, educação, família e saúde competem entre si. As pessoas que conseguem administrar os processos de forma eficiente são reconhecidas no meio em que atuam por sua produtividade. E não poderia ser diferente, já que seu desempenho individual contribui para melhores resultados coletivos.
Mas como elas conseguem? Existem técnicas de gestão do tempo, as quais passam por planejamento, organização e disciplina. Também há ferramentas e mesmo exercícios do controle consciente do tempo empregado em cada atividade. Se você percebe que existe potencial para melhorias nos seus resultados (e sempre há), dentro e fora do trabalho, não deixe de acompanhar este artigo até o fim. Além dos benefícios profissionais voltados à carreira que podem ser alcançados, a correta gestão do tempo permite evoluir na qualidade de vida e nos relacionamentos pessoais.
O que é gestão do tempo ?
A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência. Como conceito, ela é muito bem definida na condução de projetos como fator determinante para a sua conclusão, junto com escopo e custo. Uma técnica de gestão do tempo inclui um conjunto de tarefas, processos e decisões com foco na coordenação de objetivos administrados dentro de limitações de tempo. Nas organizações modernas, é vista como uma ciência para identificação e custeio das atividades com foco na eliminação de desperdícios. Um bom exemplo é o modelo OKR onde é possível determinar metas sendo como “Eu vou” (Objetivo) “medido por” (conjunto de resultados-chave).
Na vida pessoal, não é diferente. O que difere quando estamos fora das empresas é que dificilmente sabemos calcular o valor do tempo. Dessa forma, o valor de um ano, mês, semana, dia, hora, minuto ou segundo pode variar quando convertido em ações, ganhos, oportunidades ou renúncias que fazem parte da vida. Contudo, é importante entender também que dar valor para o tempo não significa abdicar do controle da vida em detrimento do relógio. O objetivo do gerenciamento consciente do tempo é conduzir as rotinas para produzir resultados no trabalho, mas também para ter tempo livre para o descanso e para momentos de descontração. Os objetivos de cada pessoa podem ser diferentes.
Por que é importante a gestão do tempo ?
Nas últimas décadas, temos percebido um movimento constante de aumento da importância dada ao tempo nas decisões. A dimensão temporal adquiriu maior relevância por conta da expansão da competição global, da aceleração das atividades e das pressões provenientes das pessoas e dos relacionamentos. Antes do advento da chamada Revolução Digital (ainda em curso), existiam lacunas de tempo de espera que eram compreendidas e respeitadas por todos durante a realização de tarefas. Se a redação de um documento levava um turno inteiro de trabalho, não seria esse um motivo para o gestor se mostrar impaciente. Afinal, era o que podia ser feito com a tecnologia existente.
Mas a onipresença da informação transformou intervalos de tempo em minutos produtivos, levando a espera passiva a reverter em possibilidades de ganhos e melhores resultados. Bilhões de smartphones nas mãos das pessoas romperam barreiras e eliminaram restrições físicas ou de acesso. A tecnologia permitiu que o tempo de deslocamento, por exemplo, fosse convertido na conclusão de relatórios, no envio de e-mails, na oportunidade de um curso de idiomas e até mesmo na manutenção de relacionamentos. As facilidades proporcionadas pelos recursos tecnológicos atuais “borram” as linhas divisórias entre os momentos da vida, confundindo as prioridades e nos permitindo sacrificar elementos essenciais que trariam equilíbrio.
É por isso que a gestão do tempo é tão importante. Ela permite clareza nas escolhas. Possibilita dedicar tempo ao trabalho para o atendimento às metas, ser mais produtivo e ter maior foco e concentração. Tudo isso para que, ao final do dia, sem nenhum sentimento de culpa, se possa “desligar” e voltar a atenção para os relacionamentos, para a família e para o lazer. Quando nos propomos a assumir o controle sobre o nosso tempo, nos comprometemos a fazer o nosso melhor dentro do espaço definido para cada momento.
Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como administrar o tempo. Trata-se de um conjunto de princípios, regras e habilidades recomendadas por Rebecca Burn-Callander em um artigo do jornal britânico The Telegraph.
1. Planeje seu dia
Separe meia horinha da sua manhã para planejar seu dia. Longe de ser um sacrifício, essa é uma técnica indicada por diversos experts em produtividade. Sente-se, depois de tomar seu café da manhã, busque na memória e liste as tarefas que você espera realizar no dia. Depois, ponha em ordem de prioridade. Pronto. Seu dia já não será mais como um trem desgovernado.
2. Preveja imprevistos
O telefone vai tocar, e-mails vão chegar, alguém vai chamar, e se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado. Resultado: você ficará desanimado para se replanejar. Por isso, fazer uma administração de tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.
3. Saiba dizer não
Aceite que você não pode atender cada ligação nem – atenção! – responder todos os e-mails imediatamente. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular. Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação. Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha.
4. Defina prazos
Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical: definir um prazo. Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, isso inibe distrações. É uma daquelas pressões saudáveis. Melhor ainda se você agendar os prazos no seu calendário ou gerenciador de tarefas.
5. Não perca tempo em chamadas
15 minutos antes de uma call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos. Ao encerrar, confirme se você os alcançou. Isso te deixará não só mais concentrado durante a chamada, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.
6. Otimize as reuniões
Não deixe que reuniões tomem mais do seu tempo do que deveriam. Determine uma pauta de discussão e uma duração máxima para toda reunião que você convocar. Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa. Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis. No Brasil, não deve ser diferente. Não deixe de ler nossas dicas para reuniões produtivas.
7. Princípio de Pareto
O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.
8. Delegue tarefas
Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos. Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, enquanto que na verdade você está interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos. Seja mais mão aberta, distribua responsabilidades e evite a microgestão.
9. Realize atividade parecidas em sequência
Procure executar todas as tarefas de um mesmo tipo em sequência e veja como seu tempo rende. Quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem mais naturalmente por elas. A ideia aqui é que, quanto mais experiente em determinada função ou atividade, mais produtivo você se torna.
10. Concentre-se no que realmente importa
Fuja de todas as distrações quando você precisar de foco. Nem titubeie. Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho aonde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso. Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso. Você precisa de um “retiro espiritual”. E não trapaceie no que diz respeito ao uso das redes sociais: a menos que você trabalhe com elas, use-as com moderação.
Por que fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é tão importante?
Uma boa gestão do tempo impacta diretamente na sua qualidade de vida. Não conseguir se organizar pode causar perda de prazos, projetos inacabados ou mal finalizados, acúmulo de demandas, queda na produtividade, estresse, noites mal dormidas, piora na qualidade dos relacionamentos… Com várias atividades acumuladas, você tem que fazer hora extra para tentar cumprir tudo que precisa, às vezes levando até trabalho para casa. Além de afetar a sua vida pessoal, já que o trabalho ocupa até os momentos que deveriam ser destinados ao descanso, isso pode afetar seu relacionamento com seus colegas de equipe. Principalmente quando alguém depende do seu trabalho para dar continuidade ao projeto. E o que dizer da frustração do cliente? Ou seja, uma falha na gestão do tempo pode gerar uma série de efeitos em cascata que, ao final do mês, pode se tornar uma bola de neve.
